Le message

Le message que je veux faire passer dépend de la façon dont je vais m’exprimer au travers de mon attitude et des caractéristiques de ma voix. Une prise de parole structurée, claire et réfléchie permet de se consacrer à son expression orale.

Cercle vertueux de la communication

• les règles de base du message :
  Des mots concrets, synonymes qui enrichissent mon vocabulaire. La langue française compte environ 80000 mots. La langue de base en emploie environ 1500. La moyenne utilisée est d’environ 3500. Je parle pour être écouté donc je dois si possible utiliser le même registre que mon interlocuteur.
  3 registres :
  
  1. Registre familier (Salut, ça va ?)
  2. Registre standard ou courant (Bonjour, comment vas-tu ?)
  3. Registre maintenu ou soutenu (Bonjour, comment allez-vous ?)
  Des phrases courtes et concises appuyées d’exemples sont à utiliser. Pour relancer l’attention, on peut se servir de l’humour et impliquer son auditoire.
• La concordance verbal/ non verbal :
  Il convient d’utiliser du non verbal pour appuyer le verbal.

La conduite de réunion

participer ou conduire ? Pour rendre une réunion efficace, on doit s’intéresser et maîtriser : le contenu de la réunion, les personnes présentes, le groupe en tant qu’identité propre.

Penser la réunion

Généralement, celui qui décide de la réunion la prépare. Il convient de déterminer si la réunion est vraiment indispensable, voir par conséquent s’il n’est pas envisageable de la remplacer par un courrier, une note, une conversation téléphonique. Cela évite la réunionite qui est une source de perte de temps et d’argent.

Les objectifs des réunions sont divers :

Objectifs généraux	Type de réunion	Exemples
1. échanger et transmettre des informations	- réunions d’informations descendantes - réunions d’instructions - réunions de comptes-rendus	Informations commerciales sur les nouvelles méthodes de travail Bilan d’un projet informatique
2. recueillir des informations et des opinions	- réunions d’informations ascendantes - réunions de sondage	Remonter des informations pour les techniciens en informatique
3. étudier un problème	- réunion de préparation - réunion de négociation - réunion de délibération - réunion de créativité	préparer un salontrouver un nom pour un nouveau logiciel
4. préparer et/ou prendre une décision	- réunion d’élaboration - réunion d’arbitrage
5. former et/ou se perfectionner	- réunion de formation	former les techniciens à de nouveaux logiciels

modalités de réalisation

avant la réunion

Homogénéité et équilibre du groupe. Conditions matérielles : un lieu adapté, date, horaire, durée à indiquer dans la convocation et préciser le thème et l’objectif de la réunion, documents de travail et de réflexion à distance (avant ou pendant), papier, crayons, cartons aux noms sur les tables, audio, paperboard... lumières, température de la salle, aération...

L’organisation de la salle

Permet d’influencer le comportement des individus, leur degré d’écoute et de participation.

• La salle de classe : permet de transmettre des informations et de former. Moins de feed back et peu d’échanges entre les participants.
• En U : transmission de l’information, étude d’un problème, facilité des échanges, feed back avec l’animateur, circulation dans la salle mais peu de dialogue entre les participants.
• Table ronde : étudier un problème, prendre des décisions, inciter au dialogue, l’animateur se fond dans le groupe et cela favorise l’échange.

Connaître les participants

ils ont des compétences, des intérêts, des expériences différentes. Il faut donc repérer leur fonctionnement pour que chacun participe au bon moment.
Quelques « types » habituels : Le sage, le bagarreur, celui qui sait tout, le bavard, le timide, celui qui est contre, le roupilleur, le grand seigneur et le rusé.

pendant la réunion

La gestion du groupe : son fonctionnement est à 2 niveaux. Le niveau relationnel : il se rapporte à la production, au contenu de la réunion c’est à dire à la manière dont le groupe s’organise pour produire.
Le niveau psychologique : jeu des systèmes de valeur et de références des participants et leurs relations affectives (amitiés, pouvoirs... ). Le 1^er niveau apparaît dans ce qui est dit et est observable. Le 2ème niveau relève plus du para verbal.

Les méthodes d’animation

dépendent de plusieurs facteurs : nombre et composition, objectifs, personnalité de l’animateur.

3 méthodes :

1. directif : impose l’objectif, toutes les idées passent par l’animateur, il donne son avis : réunion d’informations ou de formation. Problème : manque de spontanéité, apathie, agressivité contre l’animateur.
2. Coopératif : objectif de la réunion, organise et régule les échanges explique les phénomènes de groupe : permet une bonne participation mais demande un travail long.
3. Laisser faire : aucune intervention de l’animateur. Le groupe gère tout. Avantages : spontanéité mais peu de productivité car c’est uniquement le niveau psychologique qui guide le groupe.

Donc pendant le déroulement de la réunion l’animateur doit prévoir les diverses phases et suivre le fil conducteur. Susciter l’intérêt, rappeler l’objectif et organiser la réunion.

en fin de réunion

il doit vérifier l’acquisition des différents points, récapituler par un tour de table...

l’après réunion

le secrétaire de séance rédige un compte rendu comprenant l’objectif, la composition du groupe, les résultats de la réunion. Ce compte rendu est ensuite distribué à tous.

Quelques techniques d’animation

le brainstorming

méthode d’animation et de créativité qui permet la recherche, la production d’idées nouvelles et originales 2 phases :

• recherche d’idées, spontanée qui fiat appel à l’inconscient.
• de traitement et de sélection des idées fondées sur la raison. N.B : surtout, il convient de ne pas censurer les idées et les critiques.

Le Philips 6/6

pour les grands groupes de 30 à 100 individus. Après explications du problème, des objectifs et de la méthode de constitution des groupes de 6 individus qui nomment un rapporteur, chaque groupe a 6 minutes pour noter toutes ses idées.

faire un exposé

définir l’objectif, connaître la cible (degré de connaissance du sujet), déterminer la durée, rechercher, prévoir les documents, les schémas, des transparents, les numéroter, rédiger l’introduction (buts, intérêt du sujet), rédiger la conclusion (résumé, perspectives), les transitions entre les parties, utiliser les techniques du paralangage et ne pas lire ses notes, utiliser des anecdotes et prévoir une dernière phase de questionnement